運用減法思維改善網站工作流程

過去在WordsPress這類CMS系統沒有普及之前,網路的世界多半是誰創了網站就誰決定規則,有些網頁的工作流程繁瑣,有些則是相當簡易,阿控在接案的過程與架站經驗中,發現「簡化」網站的工作流程相當重要。

規劃網站維護流程

在網站設計的過程當中,前端的網頁排版設計,也對應到了後台的管理流程。在過去的經驗中,發現常常有客戶在製作階段的時候,把功能系統要求到很龐大,很多的東西都要在後台規格化。

但是到了後來,卻因為這套系統太過繁瑣,讓網站的維護作業很麻煩,網站就慢慢的荒廢了!

WordPress的頁面編輯工具現在多半已經可以跟自定義的欄位進行整合設計,這時候除了設計外觀之外,更重要的是如何去簡化未來管理網站的流程。

一般來說,目前WordPress網站電商搭配Woocommerce為主流,但是後台的商品管理流程就相對複雜,對於一些人來說可能相對繁瑣,這時候就必須搭配一些工具簡化。

最常見的按例,就是商品資訊呈現的地方,有很多資訊是固定要顯示的,那就可以利用模板或是重複區塊、短碼shortcode的方式簡化。如果是文章固定要插入的內容區塊,也可以簡化成可重複使用的區塊,這些功能現在在WordPress都可以完成。

許多人總是希望把WordPress打造成類似於市面上平台那樣的功能,但是卻忽略了這套工具的優勢,就是能夠自訂自己的工作流程,雖然基礎的流程還是必須跟著規範走。

符合網站版型的管理SOP

在一些的客戶案例當中,阿控都會幫忙審視客戶端的網站管理流程或是習慣,並盡量將網站的介面設計到符合客戶的資料準備習慣。

例如有些客戶可能拍照沒有專業的設備,或是太過忙碌,手機拍攝的照片就直接想要上架,那麼為了省去時間,就會把網站版型,設計成可以接受長方形照片的排列與版型設計。如果有些商品固定都會有的說明文字框,就整合到模板內,以符合大部分的上架需求。

不過,反過來說,其實在網站管理之前的工作SOP建立也相當重要,例如上述用手機拍商品照的習慣,手機的圖片比例對於網站呈現上比例還是不太適合,因此在網站上部分地方就會進行適當的裁切。

因此這時候就必須慢慢的讓自己在拍攝素材的時候,盡量讓照片的重點維持在中央的正方形區塊當中,這樣才不會被裁切到造成視覺上的不平衡。

一開始的時候可能會覺得有點複雜,或是會覺得比較辛苦,畢竟不能隨心所欲的拍攝,必須顧慮到一些規則,但是當養成習慣之後,就會讓日後的工作流程更順暢,或是網站管理的效率大幅度增加。

阿控一直認為WordPress適合創作型的小型電商族群,由於可以自己規劃各式各樣的版型搭配工作流程設計,所以非常適合各式各樣的創作者,適合各式各樣的產品。

相對於電商平台來說,電商平台針對的是少量樣式大量產品的特性,所以一個規則可以套用在所有的商品上,這樣的差異也是小型創作者走向平台電商最大的困難點,往往覺得平台電商的系統繁雜,更何況許多商品都是獨特性商品,只有一個庫存,這對平台式電商管理上是一個比較複雜的狀況。

生活中工作流程思考

同樣的概念不只應用在架站跟管理網站,也同樣運用在生活當中,而這樣的思考方式也是屬於減法思考的一種。

在工作流程的思考中,我們可能會遇到「別人這樣做,所以我跟著這樣做」,或是「我第一次這樣做」這兩種狀況。

遇到第一種因為別人這樣做所以我這樣做,對於某些有固定SOP的程序,沒有什麼可質疑的,畢竟可能脫離了這樣的程序,會發生錯誤或造成什麼損失,不過對於單純的工作流程,當我們可能在其中發現好像有地方卡卡的,有地方好像有點不方便、不順暢,那就可以思考看看是否有更好的解決方案。

第二種狀況是自己要完成一件事情,自己研究出來一套方法,如果可以達到目標,那麼許多人就會認為這是一個好方法,畢竟人都會想要走一條穩定的道路。

例如一年來上班都是走同樣的道路,那這樣的走法就會養成習慣,就不會去思考是否有更近的路程,更有趣的行程規劃或是更省時間的方式!

阿控的數學不好,但是曾經有數學老師說,數學的核心在於邏輯的思考,當我們在做一道證明題的時候,我們有很多種方法必須嘗試,一般人可能試了一種兩種就發現繼續不下去,就放棄了。

但是對於邏輯思考的來說,他可能會往回思考,從一開始的地方去進行思考,看看是否有別種方式,在科學研究當中,這也是相當重要的思考方式。

生活的工作流程也是一樣,我們可能為了完成一件事情,就找到一個方法,然後就覺得這個方法很棒了!於是就照著這個方法一直走下去,中間遇到困難、問題,也都會告訴自己這是必然的!

下一次,面對已經固定的工作方式,但是有往往在其中遇到問題的時候,不妨冷靜下來回過頭思考,看看是否有更好的解決方案。當然,一開始更換解決方案的時候肯定是痛苦的,但是當自己熟悉了更好的SOP,會發現人生也會變得更加輕鬆!